Proyectos, y la dificultad de cumplir plazos!

Los proyectos ganan cada día más protagonismo en la empresa, especialmente frente a las actividades más rutinarias y repetitivas asociadas al día-a-día. Si entendemos un proyecto como un conjunto de actividades con un inicio y un fin claros, saber definir plazos adecuados y ser capaz de cumplirlos son seguramente algunos de los factores más críticos de éxito de este proceso. ¿Cómo podemos evitar el retraso sistemático?

Mi experiencia en proyectos de consultoría parece estar en línea con varios estudios publicados sobre el tema: es posible mejorar, si se definen hitos muy claros de control durante los proyectos. Aprovechando del modelo conceptual aplicado con éxito por los fabricantes de coche al proyecto de desarrollo de un modelo nuevo, la definición y el seguimiento riguroso de “gates” de control en un proyecto no sólo mejoran el cumplimiento de los plazos definidos, sino también contribuyen para la mejora de la calidad de los resultados.

En uno de estos estudios, que hace bastante tiempo me ha confirmado la necesidad de planificar hitos importantes, los profesores Dan Ariely (Sloane School of Management – MIT, USA) y Klaus Wertenbroch (INSEAD, Francia), han comprobado los efectos de la tendencia natural de gran parte de las personas a dejar el trabajo para la última hora. Tres modelos de actuación han sido comparados en el experimento práctico:

  1. Hitos temporales en fechas distribuidas por igual
  2. Hitos voluntarios libremente definidos por los responsables del proyecto
  3. Un sólo hito final de entrega del proyecto

Los resultados indicaron que el primer caso ha sido el de mayor eficacia y mejor cumplimiento del plazo. El tercer caso ha sido claramente el peor! El éxito del primer caso sorprende por la aplicación de un criterio aparentemente poco optimizado para la definición del hito, un periodo más o menos arbitrario. No obstante, el equilibrio de la cantidad de trabajo entre los hitos parece ser un buen criterio para vencer la tendencia a dejar las tareas para el último momento.

Esto parece coherente con la percepción de que no sea simplemente falta de planificación, ya que frecuentemente se elabora un plan de proyecto y se detallan todas las actividades y sus plazos (con apoyo de sistemas y en diferentes niveles de complejidad). Algo más debe estar en juego, que explique porqué no se consiguen evitar los retrasos!

Puede que la simple distribución del esfuerzo necesario y la definición de unos pocos (y muy visibles) hitos intermedios de evaluación y entrega parcial de resultados sea un enfoque eficaz hacia la mejora. En general, esto se observa en cada historia de éxito de proyectos complejos, no sólo en el lanzamiento de nuevos vehículos. Con la debida percepción de la importancia que la dirección de la empresa dedica al seguimiento de estos hitos clave, toda la organización se vuelca en el cumplimiento de las tareas previstas. Muchos ajustes pueden ser realizados en las actividades intermedias, y en los múltiples hitos de control interno definidos para el equipo de proyecto, pero no se puede atravesar la “barrera” que un hito clave (un “gate”) define en el proyecto, sin cumplir todos  los puntos acordados. En mi trabajo de apoyo a empresas que dependen de proyectos, he visto el proceso aplicado con mucho éxito, en casos tan diversos como en grandes proyectos de ingeniería, en la fabricación de bienes de equipo y en el lanzamiento de alimentos y productos cosméticos de gran consumo.

La conclusión: es mejor definir unos pocos hitos intermedios de control y seguimiento para cada proyecto, dividir el trabajo en módulos equilibrados y comunicar de forma clara la importancia de los eventos de control para la dirección de la empresa. El objetivo compensa el esfuerzo: poder prometer plazos y cumplirlos con eficacia.