Buscando una propuesta de valor para la oficina de proyectos

Mi reciente ayuda a una empresa de consultoría en la preparación de su propuesta para una PMO (“Project Management Office” – oficina de proyectos) me hizo reflexionar bastante sobre este concepto. La oferta de creación de una oficina de proyectos externa es bastante típica en un caso como este, un proyecto complejo de implantación de una nueva plataforma informática de gestión corporativa en un grupo internacional, con muchas unidades de negocio. Es una oportunidad muy atractiva. Entre otros motivos, la participación en la gestión global del proyecto permite asegurar la presencia de la consultora en el cliente durante todo el proceso. Es un puesto de observación ideal para conocer en primera mano los temas que se convertirán en futuros proyectos, y poder disfrutar de una posición privilegiada como proveedor potencial.

En este sentido, no es difícil comprender la importancia que esta propuesta tiene para el equipo directivo de la consultora. En varias empresas con las que he colaborado, la elaboración de una propuesta de este tipo es un proyecto interno importante, con un equipo senior dedicando mucho tiempo en ello. Este caso no sería diferente. El primer borrador de la propuesta ya reflejaba de forma clara la importancia del caso, y el deseo de demostrar muy bien el entendimiento del problema y las capacidades de la empresa. El documento era extenso, con mucha información de carácter general, y un poco difícil de leer. Me ha costado comprender el caso, y saber qué exactamente se proponía hacer en esta oficina de proyectos. ¿Porqué era necesaria, qué valor aportaba y cómo debería ser su composición ideal (ya que una “oficina” ocupa varias personas)?

Aunque no tenga una solución ideal para el caso, y no sea capaz de contestar muy bien a mis propias preguntas, creo importante compartir mi reflexión. No debería ser difícil reconocer la necesidad de crear un “equipo dedicado a la gestión”, en un proyecto de esta naturaleza, con un alcance internacional y el riesgo de crear bastante confusión. Si es así, el primer aspecto que la consultora debe argumentar es la necesidad de que sea un equipo externo, que se encargue de ello. En los casos en que la propuesta es una reacción a un pedido del cliente (un RFP – “Request For Proposal”, por ejemplo), este punto ya estará seguramente cubierto. Queda a la consultora la justificación al cliente de que su enfoque de trabajo es la mejor opción en el mercado, y que su equipo es el más adecuado (si no desea que su principal argumento sea el menor precio).

Esta reflexión me motiva a intentar definir una propuesta de valor atractiva para una oficina de proyectos, que incluya el enfoque de trabajo propuesto y el perfil de las personas necesarias. Un buen punto de partida puede ser mi experiencia con las empresas de ingeniería y sus grandes proyectos. No hay duda de que son temas complejos, no solo por su nivel de complicación técnica, sino también por la dificultad de prever y controlar todo el proceso, debido a la participación de diferentes agentes y los riesgos inherentes a un proyecto largo y caro. Por ello, pueden ofrecer una buena referencia para el modelo de gestión de proyectos que quiero definir.

El principio básico de la propuesta de valor de una oficina de proyectos es la capacidad de gestionar de forma más efectiva y eficiente el proyecto, en la medida en que existe una estructura formal creada para ello. Esto se manifiesta en cuatro dimensiones principales:

  1. Gestión del equipo humano que lidera y participa en las tareas definidas para el proyecto, influenciando en su composición y evaluando su rendimiento, para asegurar que los niveles exigidos de conocimiento y habilidades estén disponibles;
  2. Gestión del plazo, en función del plan acordado para el proyecto, estableciendo mecanismos efectivos de seguimiento y control del avance del trabajo para identificar los puntos que exijan intervención y corrección;
  3. Gestión de la información, desde la obtención y el procesamiento, hasta las diferentes  formas de comunicación a todas las personas que participan y son afectadas por el proyecto; y
  4. Gestión del coste total del proyecto, asegurando la utilización eficiente de los recursos disponibles y promoviendo continuamente iniciativas de mejora del resultado económico del proyecto.

Una oficina de proyectos de alto valor será capaz de aportar, a un precio correcto, una combinación adecuada de métodos específicos de trabajo, personas cualificadas y con experiencia en las áreas de conocimiento requeridas, herramientas organizativas y tecnológicas de soporte y un compromiso con el resultado global del esfuerzo. En cada uno de estos aspectos hay mucho campo para diferenciarse de los competidores, comunicar las habilidades como empresa y consultores y presentar un documento que despierte mucha atención e interés en el cliente.